Descarga el documento aquĆ: pr-pd-02-procedimiento-para-la-solicitud-de-derechos-arco-00.pdf
CONTENIDO
- OBJETIVO …………………………………………………………………………………………………………………………. 2
- ALCANCE ………………………………………………………………………………………………………………………….. 2
- REFERENCIAS ……………………………………………………………………………………………………………………. 2
- DEFINICIONES …………………………………………………………………………………………………………………… 2
- ROLES Y RESPONSABILIDADES ………………………………………………………………………………………….. 5
- DIAGRAMA DEL PROCESO …………………………………………………………………………………………………. 6
- DESARROLLO ……………………………………………………………………………………………………………………. 6
7.1 SOLICITUD ………………………………………………………………………………………………………………………. 6
7.2 SEGUIMIENTO A LA SOLICITUD ………………………………………………………………………………………… 7
7.2.1 RevisiĆ³n de la solicitud……………………………………………………………………………………………………. 7
7.2.2 ValoraciĆ³n de la solicitud ……………………………………………………………………………………………….. 7
7.2.3 Seguimiento a solicitudes procedentes …………………………………………………………………………… 7
7.3 NOTIFICACIĆN DE LA RESOLUCIĆN………………………………………………………………………………….. 8
7.4 NEGATIVAS …………………………………………………………………………………………………………………….. 8
7.5 REGISTROS …………………………………………………………………………………………………………………….. 8 - FORMATOS Y REGISTROS …………………………………………………………………………………………………. 9
- ANEXOS …………………………………………………………………………………………………………………………… 9
- CONTROL DE CAMBIOS …………………………………………………………………………………………………… 9
1. OBJETIVO
Establecer los mecanismos para que los Titulares ejerzan sus derechos de acceso, rectificaciĆ³n, cancelaciĆ³n y oposiciĆ³n (ARCO), asĆ como la revocaciĆ³n del consentimiento, garantizando el cumplimiento de la LFPDPPP, su Reglamento y los ParĆ”metros de AutorregulaciĆ³n Vinculante, bajo principios de legalidad, transparencia y responsabilidad, asegurando atenciĆ³n oportuna, trazabilidad y conservaciĆ³n de evidencias.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a los titulares de los datos personales y al departamento de datos personales de TOKA.
3. REFERENCIAS
Ley Federal de ProtecciĆ³n de Datos Personales en PosesiĆ³n de los Particulares
Reglamento de la Ley Federal de ProtecciĆ³n de Datos Personales en PosesiĆ³n de los Particulares
ParĆ”metros de AutorregulaciĆ³n en Materia de ProtecciĆ³n de Datos Personales
Sistemas de GestiĆ³n de Seguridad de Datos Personales ā Conforme a la LFPDPPP, su Reglamento y Lineamientos
Sistemas de GestiĆ³n de la Calidad – Requisitos norma ISO 9001
4. DEFINICIONES
Aviso de Privacidad: Documento fĆsico, electrĆ³nico o en cualquier otro formato generado y puesto a disposiciĆ³n por Toka en el momento en que recabe datos personales, mediante el cual se informa al Titular de manera clara y expresa sobre las finalidades, condiciones y transferencias relacionadas con el tratamiento de sus datos.
Convenio de Confidencialidad: Documento mediante el cual se reconoce que toda la informaciĆ³n tĆ©cnica, operativa, administrativa y comercial propiedad de Toka, en formato fĆsico o electrĆ³nico, constituye informaciĆ³n confidencial, comprometiĆ©ndose las partes firmantes a no divulgarla a terceros.
Datos Personales: Toda informaciĆ³n concerniente a una persona fĆsica identificada o identificable, de la cual Toka sea responsable de su tratamiento. Una persona se considera identificable cuando su identidad pueda determinarse directa o indirectamente a travĆ©s de cualquier informaciĆ³n.
Datos Personales Sensibles: Aquellos datos personales recabados por Toka que afectan la esfera mĆ”s Ćntima del Titular, o cuya utilizaciĆ³n indebida pueda dar origen a discriminaciĆ³n o conllevar un riesgo grave. Se consideran sensibles, entre otros, aquellos que revelen origen racial o Ć©tnico, estado de salud presente o futuro, informaciĆ³n genĆ©tica, creencias religiosas, filosĆ³ficas y morales, afiliaciĆ³n sindical, opiniones polĆticas y preferencia sexual.
Departamento de Datos Personales: Ćrea de Normatividad designada por la Alta DirecciĆ³n de Toka como responsable de tramitar las solicitudes de los Titulares para el ejercicio de los derechos ARCO y de fomentar la cultura de protecciĆ³n de datos personales dentro de la organizaciĆ³n.
Derechos ARCO: Conjunto de derechos reconocidos al Titular en los artĆculos 21, 24, 25 y 26 de la LFPDPPP, que permiten solicitar a Toka el acceso, rectificaciĆ³n, cancelaciĆ³n u oposiciĆ³n al tratamiento de sus datos personales.
ā¢ Acceso: Derecho del Titular a obtener de Toka informaciĆ³n sobre los datos personales que posee y las condiciones de su tratamiento.
ā¢ RectificaciĆ³n: Derecho del Titular a solicitar a Toka la correcciĆ³n de sus datos personales cuando sean inexactos, incompletos, desactualizados o inadecuados, debiendo acompaƱar la documentaciĆ³n que sustente la modificaciĆ³n.
ā¢ CancelaciĆ³n: Derecho del Titular a solicitar a Toka la supresiĆ³n de sus datos personales cuando no sean necesarios para las finalidades previstas, no se ajusten a la normativa aplicable o haya concluido la relaciĆ³n jurĆdica que los motivĆ³.
ā¢ OposiciĆ³n: Derecho del Titular a solicitar a Toka que cese el tratamiento de sus datos personales en determinadas situaciones, por causa legĆtima y especĆfica, aun cuando dicho tratamiento sea lĆcito.
ā¢ RevocaciĆ³n del Consentimiento: Derecho del Titular a solicitar a Toka la anulaciĆ³n del consentimiento previamente otorgado para el tratamiento de sus datos personales, salvo que exista disposiciĆ³n legal que obligue a su conservaciĆ³n.
Solicitud ARCO: Documento presentado por el Titular, ya sea en formato autorizado por Toka o por escrito libre, para ejercer cualquiera de los derechos ARCO o revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de sus datos personales.
Titular de los Datos Personales: Persona fĆsica a quien corresponden los datos personales tratados por Toka.
Responsable del tratamiento de datos personales: Persona fĆsica o moral de carĆ”cter privado que decide sobre el tratamiento de los datos personales.
Encargado: Persona fĆsica o moral que sola o conjuntamente con otras trate datos personales por cuenta del Responsable.
Tratamiento de datos personales: La obtenciĆ³n, uso, divulgaciĆ³n o almacenamiento de datos personales, por cualquier medio. El uso comprende cualquier acciĆ³n de acceso, manejo, aprovechamiento, transferencia o disposiciĆ³n de datos personales.
Finalidades del tratamiento: Los propĆ³sitos que motivan la recopilaciĆ³n de datos personales por parte de Toka, mismos que deben estar claramente especificados en el Aviso de Privacidad.
Principios en materia de protecciĆ³n de datos personales: Conjunto de criterios rectores que deben observarse en el tratamiento: licitud, consentimiento, informaciĆ³n, calidad, finalidad, lealtad, proporcionalidad y responsabilidad.
Lineamientos del Aviso de Privacidad: DisposiciĆ³n normativa que regula el contenido, elementos mĆnimos y modalidades de los avisos de privacidad.
5. ROLES Y RESPONSABILIDADES
Es responsabilidad del Director General:
ā¢ Asegurar la designaciĆ³n del Departamento de Datos Personales para el seguimiento del ejercicio de los derechos ARCO.
Es responsabilidad del Departamento de Datos Personales:
ā¢ Registrar en la BitĆ”cora de gestiĆ³n de derechos ARCO todas las solicitudes recibidas.
ā¢ Asignar nĆŗmero de folio y emitir acuse de recibo dentro de un dĆa hĆ”bil.
ā¢ Verificar que las solicitudes cumplan con los requisitos establecidos.
ā¢ Prevenir al Titular dentro de cinco dĆas hĆ”biles en caso de omisiĆ³n de informaciĆ³n o documentos.
ā¢ Valorar la procedencia de la solicitud dentro del plazo de veinte dĆas hĆ”biles, prorrogables una sola vez por igual periodo.
ā¢ Emitir y notificar la resoluciĆ³n al Titular en el medio seƱalado en la solicitud.
ā¢ Fundamentar y motivar las negativas, acompaƱando las pruebas que las respalden.
ā¢ Solicitar al Ć”rea correspondiente las acciones para la ejecuciĆ³n y cumplimiento de la resoluciĆ³n.
ā¢ Validar la correcta ejecuciĆ³n de las acciones dentro del plazo de quince dĆas hĆ”biles posteriores a la notificaciĆ³n, prorrogables por igual periodo en caso justificado.
ā¢ Entregar la informaciĆ³n en formato legible, comprensible y accesible, incluyendo glosarios cuando se usen cĆ³digos o claves.
ā¢ Habilitar un plazo de quince dĆas hĆ”biles cuando la informaciĆ³n se ponga a disposiciĆ³n en un sitio electrĆ³nico.
ā¢ Dar seguimiento a las solicitudes de los titulares.
ā¢ Resguardar la evidencia de la atenciĆ³n a las solicitudes, ya sea en medios electrĆ³nicos o fĆsicos.
ā¢ Integrar y conservar un expediente por cada solicitud recibida con toda la documentaciĆ³n generada.
ā¢ Informar al Titular que, en caso de inconformidad, podrĆ” acudir ante la SecretarĆa conforme a los artĆculos 40 y 58 de la LFPDPPP y 115 a 117 de su Reglamento.
ā¢ Informar al Titular que podrĆ” acudir a la SecretarĆa de EconomĆa para verificar el cumplimiento de esquemas de autorregulaciĆ³n vinculante conforme al artĆculo 27 fracciones VI y VII de los PAV.
6. DIAGRAMA DEL PROCESO
7. DESARROLLO
7.1 SOLICITUD
El Titular de los datos personales podrĆ” ejercer cualquiera de los derechos ARCO o solicitar la revocaciĆ³n del consentimiento mediante el formato FO-PD-02-2 Solicitud para ejercer los derechos ARCO disponible en la pĆ”gina Toka | Home o a travĆ©s de un escrito libre, el cual deberĆ” enviarse al correo electrĆ³nico pdp@toka.mx
La solicitud deberĆ” contener: nombre completo del Titular o de su representante legal, domicilio o medio electrĆ³nico para recibir notificaciones, derecho a ejercer, descripciĆ³n de los datos objeto de la solicitud y, en su caso, documentos que acrediten las modificaciones o motivos de oposiciĆ³n o cancelaciĆ³n. El Titular deberĆ” acreditar identidad con identificaciĆ³n oficial vigente; en caso de representaciĆ³n, deberĆ” acompaƱarse carta poder simple o poder notarial junto con las identificaciones correspondientes.
Es responsabilidad del Departamento de Datos Personales registrar la solicitud en la RE-PD-02-1 BitĆ”cora de atenciĆ³n de derechos ARCO, asignar folio y emitir acuse de recibo al Titular dentro de un dĆa hĆ”bil.
7.2 SEGUIMIENTO A LA SOLICITUD
7.2.1 RevisiĆ³n de la solicitud
Una vez recibida, el Departamento de Datos Personales verificarĆ” que la solicitud cumpla con los requisitos del apartado 7.1. Si falta informaciĆ³n o documentos, lo notificarĆ” al Titular dentro de los cinco dĆas hĆ”biles siguientes, otorgĆ”ndole un plazo de diez dĆas hĆ”biles para subsanar. De no hacerlo, se tendrĆ” por no presentada, conforme al artĆculo 31 de la LFPDPPP y 97 de su Reglamento.
7.2.2 ValoraciĆ³n de la solicitud
Con la informaciĆ³n completa, el Departamento de Datos Personales contarĆ” con un plazo de 20 dĆas hĆ”biles para emitir la determinaciĆ³n, prorrogables una sola vez por igual periodo, siempre que se justifique y se notifique dentro del plazo inicial.
La solicitud podrĆ” declararse improcedente cuando el solicitante no acredite identidad o representaciĆ³n; los datos no obren en las bases de Toka; se afecten derechos de terceros o de la organizaciĆ³n; exista impedimento legal o resoluciĆ³n de autoridad competente; o la acciĆ³n ya hubiera sido atendida. TratĆ”ndose de cancelaciĆ³n, la negativa procederĆ” cuando los datos deban conservarse por disposiciĆ³n legal, contractual, fiscal, de interĆ©s pĆŗblico o de salud.
7.2.3 Seguimiento a solicitudes procedentes
Cuando la solicitud resulte procedente, el Departamento de Datos Personales instruirĆ” al Ć”rea correspondiente para ejecutar las acciones en un plazo de 15 dĆas hĆ”biles posteriores a la notificaciĆ³n, prorrogables una vez por igual periodo cuando exista causa justificada. El Departamento validarĆ” la ejecuciĆ³n, recabarĆ” evidencia y la integrarĆ” al expediente.
En solicitudes de acceso, la informaciĆ³n se limitarĆ” exclusivamente a los datos seƱalados y se entregarĆ” en formato legible y comprensible; si se emplean cĆ³digos o claves, se proporcionarĆ” su significado. En caso de que la informaciĆ³n se ponga a disposiciĆ³n en un sitio electrĆ³nico, el Titular contarĆ” con 15 dĆas hĆ”biles para consultarla.
7.3 NOTIFICACIĆN DE LA RESOLUCIĆN
El Departamento de Datos Personales notificarĆ” al Titular la resoluciĆ³n dentro del plazo de veinte dĆas hĆ”biles a partir de la recepciĆ³n de la solicitud, prorrogables por igual periodo en caso justificado. La notificaciĆ³n deberĆ” realizarse por el medio seƱalado por el Titular y redactarse de forma clara y comprensible.
En caso de negativa, se indicarĆ”n las causas de improcedencia, con fundamentaciĆ³n legal y anexando las pruebas que lo respalden. Si la resoluciĆ³n es favorable, se detallarĆ”n las acciones a ejecutar, los plazos aplicables y los medios para que el Titular pueda constatar la correcciĆ³n, cancelaciĆ³n, oposiciĆ³n, acceso o revocaciĆ³n efectuada.
7.4 NEGATIVAS
Cuando la solicitud sea improcedente, el Departamento de Datos Personales comunicarĆ” al Titular la resoluciĆ³n dentro de los veinte dĆas hĆ”biles, prorrogables una vez por igual periodo en caso justificado. La notificaciĆ³n deberĆ” incluir de forma fundada y motivada las causas de la negativa. Si la negativa corresponde a una solicitud de cancelaciĆ³n, se precisarĆ” si los datos deben conservarse para el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales, fiscales, administrativas, de interĆ©s pĆŗblico o de salud.
En cumplimiento del artĆculo 53 de la LFPDPPP y 115 a 117 de su Reglamento, el Departamento de Datos Personales informarĆ” al Titular que, en caso de inconformidad con la respuesta recibida, podrĆ” acudir ante la SecretarĆa. Asimismo, conforme al artĆculo 27 fracciones VI y VII de los ParĆ”metros de AutorregulaciĆ³n Vinculante, podrĆ” acudir a la SecretarĆa de EconomĆa para verificar la observancia de esquemas de autorregulaciĆ³n registrados. El Departamento deberĆ” dejar evidencia de haber brindado esta orientaciĆ³n.
7.5 REGISTROS
El Departamento de Datos Personales deberĆ” integrar un expediente individual por cada solicitud recibida, conteniendo la documentaciĆ³n presentada, comunicaciones realizadas, resoluciones emitidas, evidencia de ejecuciĆ³n de acciones y notificaciĆ³n final al Titular.
Los expedientes deberĆ”n conservarse en formato fĆsico o electrĆ³nico, bajo medidas de seguridad que garanticen su confidencialidad e integridad, durante los plazos establecidos por la normativa aplicable y las polĆticas internas de conservaciĆ³n documental. Estos registros constituyen evidencia de cumplimiento y estarĆ”n disponibles para auditorĆas o revisiones de la autoridad competente.
8. FORMATOS Y REGISTROS
FO-PD-02-2 Solicitud para ejercer los derechos ARCO
RE-PD-02-1 BitĆ”cora de atenciĆ³n de derechos ARCO
9. ANEXOS
N/A
10. CONTROL DE CAMBIOS
