Una de las decisiones mas importantes en una empresa es el elegir un proveedor para las prestaciones de tu equipo. Sin embargo, el contratar alguno, no significa que tengas que conservarlo para siempre.
Las necesidades de una organización cambian conforme crece, incorpora nuevos colaboradores, abre operaciones o transforma sus procesos.La mejor opción es evaluar el servicio para identificar si tu proveedor actual esta correspondiendo a todas las áreas de necesidad de tu empresa, sobre todo a los colaboradores.
¿Cuándo considerar un cambio de proveedor?
Cuando existen problemas constantes o afectan directamente a las áreas de la organización, vale la pena analizar y considerar otras alternativas que se acomoden mejor a tus necesidades.
- La operación requiere demasiado trabajo manualSi las altas, bajas, dispersiones, reportes o aclaraciones requieren modificar constantemente archivos, correos y documentos, la administración de la prestación puede convertirse en un peso para el equipo.Una solución digital debe ayudar a simplificar procesos y mantener la información organizada.
2. Los reportes no son suficientes
Contar con información clara es fundamental para dar seguimiento a cualquier prestación.
Si consultar movimientos, dispersiones, usuarios o información administrativa depende de solicitudes manuales, Finanzas y Recursos Humanos pueden perder tiempo recopilando datos.
Una visibilidad clara permite detectar problemas y tomar decisiones con mayor información.
3. La atención al cliente no responde cuando la necesitas
Las incidencias pueden ocurrir en cualquier operación. La diferencia está en que te ofrece tu proveedor para poder resolverlas.
Un buen proveedor tiene que contar con canales de atención, ademas de seguimiento tanto para tu empresa como para tus colaboradores.
- Tus colaboradores tienen dificultades para utilizar el beneficioCuando una experiencia se vuelve complicada, esta pierde valor.
Problemas para consultar movimientos, utilizar el beneficio o resolver dudas pueden generar inconformidad y aumentar la carga de trabajo de Recursos Humanos.
La experiencia del usuario tiene que ser un punto importante a la hora de evaluar un proveedor.
5. La solución ya no acompaña el crecimiento de tu empresa
Una organización puede empezar de un menor tamaño y capacidad, pero conforme pase el tiempo, esas necesidades pueden aumentar. Nuevos colaboradores, nuevas ubicaciones, o diferentes esquemas de organización.
Tu proveedor tiene que tener la capacidad de adaptarse y ayudarte a llevar el crecimiento de tu empresa.
¿Cómo comparar nuevos proveedores?
Antes de tomar una decisión, es recomendable evaluar diferentes aspectos:
– Facilidad de administración.
– Cobertura y aceptación.
– Atención y soporte.
– Herramientas digitales.
– Reportes y control.
– Seguridad.
– Capacidad de crecimiento.
– Experiencia del colaborador.
– Condiciones comerciales.
– Procesos de implementación y migración.
Claro que el precio es un factor importante en la toma de decisiones, pero no debería ser tu único criterio de evaluación.
Una solución aparentemente económica puede representar un mayor costo para la empresa si genera mas trabajos, complicaciones, y abusas del tiempo de tus colaboradores.
Cambiar de proveedor también requiere planeación
Un cambio de proveedor ordenado permite reducir complicaciones y mantener bien informados a tus colaboradores. Antes del cambio, la empresa debe definir fechas, responsables, información necesaria, comunicación interna y procesos de alta o migración.Es importante establecer un plan de seguimiento para resolver dudas durante la transición.
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Además, Toka cuenta con un ecosistema de soluciones que permite complementar la gestión de beneficios y gastos empresariales desde diferentes herramientas.
Si ya tienes suficientes problemas con tu proveedor actual, es necesario que escuches a las necesidades de tu equipo y evaluar nuevas alternativas
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